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HZA Münster, SG A, Arbeitsgebiet Elektronische Formulare Fragen und Antworten

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Fragen und Antworten

Informationen der Bundesfinanzverwaltung im Internet

A. Allgemeines, Funktionsweise des Formular-Management-Systems

B. Technische Probleme/Fehlermeldungen

Ich habe Probleme beim Ausdrucken von Formularen. Wie kann das Problem behoben werden?
Ich habe die Arbeit an einem Online-Formular unterbrochen, die Fortsetzung des Ausfüllvorgangs war anschließend nicht mehr möglich. Gibt es eine zeitliche Begrenzung für das Ausfüllen?

C. Offline-Komponente FormsForWeb® Filler

A. Allgemeines, Funktionsweise des Formular-Management-Systems

Was ist die Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?

Zur Optimierung formularbasierter Prozesse wird im Rahmen der BundOnline 2005 Initiative der Bundesregierung von der Bundesverwaltung zurzeit ein neues Formular-Management-System (FMS) eingeführt. Federführend bei der Einführung dieses Systems ist die Bundesfinanzverwaltung. Die bisher in der Bundesfinanzverwaltung überwiegend eingesetzten Formulare im FormFlow- und PDF-Format werden dabei sukzessive durch neue Formate ersetzt.
In welchen Formaten werden Formulare des Bundes künftig zur Verfügung stehen?

Die Formulare des Bundes werden künftig in verschiedenen Formaten zur Verfügung stehen. Dabei muss zwischen der Online- und Offlinenutzung von Formularen unterschieden werden.
a) Onlinenutzung
Bei der Onlinenutzung werden Formulare in einem beliebigen Webbrowser zum Ausfüllen bereitgestellt. Hierbei werden die für diesen Zweck gängigen Formate HTML/DHTML/XML/CSS/JavaScript genutzt. Active-X Controls, Java Applets oder PlugIns werden nicht benötigt. Darüber hinaus ist ein Ausfüllen der Formulare auch bei deaktiviertem JavaScript möglich. Lediglich zum Ausdruck eines Formulars wird der in der Regel bei allen Nutzern bereits vorhandene Acrobat/Adobe Reader in der Version 4 oder höher benötigt.

Überblick:
- keine Installation von Software notwendig, ausfüllen der Formulare in einem gängigen Webbrowser
- Möglichkeit zur lokalen Speicherung. Download der Formulardaten im XML-Format
- Anlegen von Datensätzen in einer Datenbank möglich, wenn FMS-Zugang mit Benutzerkennung eingerichtet ist (in einer weiteren Ausbaustufe geplant)
- Onlineverbindung notwendig
b) Offlinenutzung
Alternativ zur Onlinenutzung können Formulare auch offline genutzt werden. Für die Offlinenutzung ist die Installation einer kostenlos verfügbaren Software (FormsForWeb® Filler) auf dem jeweiligen PC-System erforderlich. Die Formulare werden im Dateiformat *.ffwp bereitgestellt. Bei diesem Format handelt es sich technisch gesehen um einen Container, welcher das Layout des Formulars und die eingetragenen Daten in einem XML-Format beinhaltet (Formularpaket).

Überblick:
- Nutzung von Formularen auf Stand-Alone-PCs oder mobilen Geräten ohne permanenten Internetzugang
- Versand von Formularen oder Formulardaten per E-Mail an Dritte (z. B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften etc.)
- Anlegen von Datensätzen
- Direkter Ausdruck des Formulars aus dem Filler (kein Acrobat/Adobe Reader erforderlich)
Wie werden Formulare dem Nutzer zur Verfügung gestellt?

Die Formulare werden im Inter- bzw. Intranet über einen normalen Weblink aufgerufen und im Webbrowser des Nutzers angezeigt. Der Nutzer kann das Formular nun wahlweise in seinem Webbrowser ausfüllen oder dieses zur Offlinenutzung auf seinen PC herunterladen (s. Offlinenutzung).
Warum werden Formulare nicht in anderen Formaten wie z. B. MS-Word oder PDF angeboten?

Die Formulare des Bundes sollen Bürgern, Unternehmen und Verwaltungen in einem Format zur Verfügung gestellt werden, welches folgende Voraussetzungen erfüllt:
- Möglichkeit zur Nutzung von Formularen auch ohne die Installation zusätzlicher Software
- Nutzung von Formularen auf verschiedenen Betriebsystemen (neben den gängigen Windows-Systemen z. B. auch Mac OS oder Unix/Linux)
- Verwendung von Formularen (on- und offline) ohne den Einsatz kostenpflichtiger Software
- Möglichkeit zur lokalen Speicherung der Formulare und/oder der eingetragenen Daten beim Nutzer
- Soweit möglich Unterstützung älterer Betriebssysteme (z. B. Windows 98 oder NT)
- Proprietäre Formate wie z. B. MS-Office-Dateien erfüllen die genannten Anforderungen nicht. Beim PDF-Format wäre eine lokale Speicherung der Formulare einschl. der eingetragenen Daten beim Nutzer nur mit hohem finanziellem Aufwand möglich gewesen.
Wo finde ich weitere Informationen zur neuen Basiskomponente Formularserver der Bundesverwaltung?

Weitere Informationen zur Basiskomponente Formularserver finden Sie auf den Internetseiten des Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik: http://www.zivit.de
Welche Funktionen stehen in FormsForWeb Formularen zur Verfügung?

Mit FormsForWeb erstellte Formulare bieten den Formularnutzern ein hohes Maß an Komfort und Flexibilität. So können Formulare
- sowohl on- als auch offline ausgefüllt werden
- einschließlich der eingetragen Daten lokal gespeichert und aufbewahrt werden
- Formulare oder die enthalten (XML-)Daten per E-Mail versand werden
- beliebig viele Versionen oder Datensätze vorgehalten werden
Bei FFW-Formularen muss in Bezug auf die Funktionalität zunächst zwischen der On- und Offlinenutzung unterschieden werden. Darüber hinaus steht nicht in allen Formularen der volle Funktionsumfang des Systems zur Verfügung, dies hängt von verschiedenen Faktoren ab, u. a. Größe/Umfang des Formulars, Verwendungszweck oder der Übermittlungsform (Ausdruck oder elektronische Abgabe).
Onlinenutzung

Bei der Online-Nutzung werden Formulare in einem gängigen Webbrowser (z. B. MS-Internet Explorer, Mozilla/Firefox, Opera etc.) ausgefüllt. Hierbei stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Die Arbeit am Formular kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden. Hierfür können die in das Formular eingetragenen Daten in Form einer XML-Datei auf dem lokalen PC gespeichert werden. Soll das Ausfüllen fortgesetzt werden, können diese Daten wieder auf den Formularserver hochgeladen werden und das Formular abschießend bearbeitet werden. Sie können die lokale Datenspeicherung jederzeit und so oft wie gewünscht durchführen.
- Falls Sie sich während des Ausfüllens entscheiden, das Formular zunächst ohne weitere Verbindung zum Formularserver auszufüllen, können Sie das Formular einschließlich der bereits eingetragenen Daten auf Ihren PC herunterladen und dieses mit der FormsForWeb Filler (siehe Offlinenutzung) ausfüllen.
- Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, können umfangreiche Plausibilitätsprüfungen in die Formulare integriert werden. Die Eingabe falscher oder fehlerhafter Daten, die zu einer unnötigen Verzögerung der Antragsbearbeitung führen könnten, wird hierdurch weitgehend vermieden.
- Formularen können (soweit zugelassen) Anlagen hinzugefügt werden.
Offlinenutzung

Bei der Offlinenutzung werden Formulare in dem kostenlos verfügbaren Programm FormsForWeb® Filler ausgefüllt. Nach der Installation des Programms auf dem PC stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Die Arbeit am Formular kann jederzeit unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden. Das Formular kann mit den eingetragenen Daten lokal gespeichert werden. Es können beliebig viele unterschiedliche Versionen des Formular auf dem PC gespeichert werden, z. b. für unterschiedliche Zeiträume oder Personen/Firmen. Anstelle der Speicherung von Kopien des gesamten Formulars können auch mehrere Datensätze innerhalb eines Formulars angelegt werden, die entsprechend durchgeblättert werden können.
- Formulare können auf Wunsch mit einem Kennwort versehen werden, so dass diese vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt werden können.
- Ein Formular kann auf Wusch als Bilddatei (*.png-Format) gespeichert werden. So kann z. B. die Kopie eines Formulars an eine Person zur Ansicht/Kontrolle übermittelt werden, die nicht über den FFW-Filler verfügt
- Um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, können wie bei der Onlinenutzung Plausibilitätsprüfungen in die Formulare integriert werden. Die Eingabe falscher oder fehlerhafter Daten, die zu einer unnötigen Verzögerung der Antragsbearbeitung führen könnten, wird hierdurch weitgehend vermieden.
- Formularen können (soweit zugelassen) Anlagen hinzugefügt werden.
Was ist der barrierefreie Modus des Formularservers?

Barrierefreie Webangebote sollen behinderten Menschen den uneingeschränkten Zugang zu Internetinhalten ermöglichen. Zur Gewährleistung der Barrierefreiheit von Webseiten/Formularen sind bestimmte technische Voraussetzungen erforderlich. Die Aktivierung des barrierefreien Modus bewirkt die Anpassung der Formulare für diesen Zweck (z. B. die optimierte Unterstützung von Bildschirmleseprogrammen oder die Navigation mittels Tastaturkürzel)
Können Formulare einschließlich der eingetragenen Daten gespeichert werden?

Ja. Ein wesentlicher Vorteil der neuen Basiskomponente besteht darin, dass alle Formulare einschließlich der eingetragenen Daten gespeichert werden können. Bei den bisher von Bund überwiegend verwendeten Formularen im PDF-Format war die Speicherung in einer kostenlosen Clientkomponente nicht bzw. nur in wenigen Ausnahmefällen möglich. Entscheidet sich der Nutzer für die Onlinevariante, kann er die in das Formular eingetragenen Daten im XML-Format lokal abspeichern und das Ausfüllen des Formulars zu einem beliebigem späteren Zeitpunkt fortsetzen.

Bei der Offlinenutzung kann das gesamte Formular einschließlich der Daten lokal gespeichert werden. Der Nutzer kann dabei entscheiden, ob er jeweils das komplette Formular oder nur die eingetragenen (XML-)Daten lokal speichern möchte.
Können Formulare mit bereits beim Nutzer vorhandenen (Stamm-)daten vorbefüllt werden?

Ja. Die in den Formularen eingetragenen Daten liegen in einem XML-Format vor. Der Aufbau der XML-Datei lässt sich in einem beliebigen Editor oder im Internet-Explorer darstellen. Können bei Unternehmen bzw. Behörden vorhandene Backend-Systeme Daten in der notwendigen XML-Struktur erzeugen, so lassen sich diese in die Formulare importieren. Der Import der generierten XML-Daten kann sowohl in den FormsForWeb® Filler als auch in ein Onlineformular (Upload der XML-Daten) erfolgen.

Darüber hinaus hat der einzelne Nutzer die Möglichkeit, ein Formular mit seinen Stammdaten zu befüllen und dieses als Vorlage für häufig genutzte oder in regelmäßigen Abständen auszufüllende Formulare zu verwenden.
Wie kann ich direkt auf ein Formular verlinken?

Um auf ein Formular direkt zu verlinken, müssen Sie folgende Syntax benutzen: https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=<id>
Ein Link zum Formular enthält als Parameter lediglich die ID (s. Name: <id>).
Beispiel:
3998 Antrag/Mitteilung Vermögensbildung
(Name: 3998, path: /bezuege/3998, Store-ID: formstore_verwaltung)
Der Link zum Formular sieht dann so aus =>> https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=3998

B. Technische Probleme/Fehlermeldungen

Ich habe Probleme beim Ausdrucken von Formularen. Wie kann das Problem behoben werden?

Beim Klick auf das Drucksymbol in der Symbolleiste des Formularservers wird das Formular nicht direkt ausgedruckt. Der Formularserver erzeugt zunächst eine PDF-Datei, welche an den Webbrowser zurückgesandt wird. Je nach Konfiguration des Systems wird die PDF-Datei in einem neuen Fenster bzw. Tab des Browsers oder direkt im Standard-PDF-Betrachter wie z. B. dem Adobe Reader angezeigt. Der Ausdruck des Formulars erfolgt also erst über die Druckfunktion des PDF-Betrachters.
Bei einigen Formularen wird beim Erzeugen der PDF-Datei ein so genanntes Popup Fenster geöffnet. Da viele Browser Popup Fenster blockieren, müssen Sie Popups, zumindest für diese Aktion (temporär), zulassen. Ihr Browser weist Sie in einer Statusmeldung darauf hin. Im MS-Internet Explorer können Sie die Einstellungen im Menü->Extras->Popupblocker festlegen. mehr>>
Ich habe die Arbeit an einem Online-Formular unterbrochen, die Fortsetzung des Ausfüllvorgangs war anschließend nicht mehr möglich. Gibt es eine zeitliche Begrenzung für das Ausfüllen?

Ja. Aus Sicherheitsgründen ist die aktuelle Sitzung (Zeitraum zum Ausfüllen eines Formulars im Webbrowser) auf eine Stunde begrenzt. Bei einer länger andauernden Inaktivität muss das Formular erneut geladen und neu ausgefüllt werden. Muss die Arbeit an einem Formular für unbestimmte Zeit unterbrochen werden, können die bereits in das Formular eingetragenen Daten über das Symbol "XML-Daten herunterladen" lokal auf dem PC gespeichert werden. Die Daten können dann zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt wieder in das Formular hochgeladen und der Ausfüllvorgang fortgesetzt werden.

C. Offline-Komponente FormsForWeb® Filler

Kann ich die Software FormsForWeb® Filler kostenlos installieren und nutzen?

Alternativ zur Onlinenutzung können Formulare auch offline genutzt werden. Für die Offlinenutzung ist die Installation einer kostenlos verfügbaren Software (FormsForWeb^® Filler) auf dem jeweiligen PC-System erforderlich. Die Formulare werden im Dateiformat *.ffwp bereitgestellt.

Mit dem FormsForWeb® Filler steht Ihnen ein Programm für das Betriebssystem Microsoft Windows zur Verfügung, mit dem Sie dieselben FormsForWeb® Formulare auch offline, das heißt ohne Verbindung zum Formularserver, bearbeiten können. In diesem Fall laden Sie das Formular vom Formularserver auf Ihren Rechner herunter und füllen es statt im Internet Browser im FormsForWeb® Filler aus.

Formularpaket herunterladen

Das zur Offlinenutzung notwendige Programm FormsForWeb® Filler steht allen Nutzern kostenlos zur Verfügung. Die Software darf auf beliebig vielen PCs installiert und genutzt werden. Die aktuelle Version kann von der folgenden Webseite heruntergeladen werden: http://www.lucom.com/downloads.html
Ist der FFW-Filler in anderen Sprachversionen erhältlich?

Ja. Der FFW-Filler steht auch mit einer englischsprachigen Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die Umschaltung erfolgt über das Menü "Extras" - Sprache in der Menüleiste. Weitere Sprachen (französisch, spanisch) sind geplant.


Impressum

Stand: 08.04.2009